Pembelajaran Daring Saat Pandemi: Pengunaan Aplikasi E-Office Dalam Administrasi Perkantoran

A. Pengertian E-Office

Kantor elektronik, atau e-office, adalah istilah yang diciptakan untuk menutupi peningkatan penggunaan komputer berbasis teknologi informasi untuk pekerjaan kantor, terutama di tahun 1980-an.

Hal ini adalah kata kunci pemasaran pada saat itu, tapi sekarang tidak begitu banyak digunakan karena semua kantor modern adalah kantor elektronik. Istilah muncul jauh lebih awal dalam nama komputer LEO (Lyons Electronic Office), yang pertama kali menjalankan aplikasi bisnis pada tahun 1951 di Inggris.

Proses yang sedang berlangsung yang menyebabkan e-office adopsi adalah penghapusan kertas dan membuat sebagian besar dari kantor komunikasi elektronik berupa: pengenalan komputer pribadi yang menjalankan aplikasi perangkat lunak perkantoran, seperti pengolah kata, atau interkoneksi komputer kantor menggunakan jaringan area lokal (LAN),atau ke sentralisasi fungsi kantor melalui aplikasi web. Pengenalan e-office meningkatkan akurasi dan efisiensi organisasi dan dengan demikian meningkatkan tingkat layanan mereka, sementara secara teoritis menurunkan biaya dan secara drastis mengurangi konsumsi kertas.

B. Tujuan Penggunaan Aplikasi E-Office

Memodernisasi birokrasi BKN yang antisipatif proaktif
Optimalisasi pemaanfaatan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) untuk pelaksanaan tugas dan fungsi
Pengembangan budaya nilai dan perilaku kerja yang positif
Penyederhanaan sistem, prosedur, mekanisme dan kontrol kerja yang efektif serta
Meningkatkan mutu layanan administrasi

C. Perancangan Aplikasi E-Office

1. Penyusunan analisa kebutuhan pengguna.

Menyediakan kemudahan dalam melakukan komunikasi dan kordinasi pekerjaan diinternal.
Menyediakan fasilitas untuk menampilkan berita internal, pengumuman, artikel dan kebijakan yang terintegrasi dengan website pusat.
Menyediakan fasilitas untuk mempermudah pembuatan dan pengiriman undangan dan memo dinas.
Menyediakan fasilitas untuk pengiriman electronic mail (email) yang terintegrasi dengan mail server.
Meningkatkan efisiensi kerja dengan penerapan Online Document yang mendukung konsep paperless.
Mampu berfungsi sebagai media center yang dapat di kelola dengan mudah untuk menyimpan data sebagai berikut: Laporan Litbang, Standar Pedoman Manual, Jurnal, Makalah, Media (audio, video dan gallery) dan Software (update antivirus dan driver).
Menyediakan fasilitas forum sebagai media silaturahmi dan kordinasi yang dapat meningkatkan suasana kondusif dan kekeluargaan di lingkungan internal kantor pemerintahan daerah.
Menyediakan fasilitas untuk menarik user internal tetap nyaman menggunakan aplikasi e-office seperti personal agenda, chatting, shoutbox, notification, dsb
Menyediakan fasilitas admin panel untuk manajemen data dan kebijakan aplikasi e-office
Menyusun flowchart distribusi persuratan pada e-office.

2. Penyusunan analisa kebutuhan minimum sistem (Minimum Requirement)

Perangkat lunak pengembangan aplikasi. Software Development PHP versi 5.0. Menggunakan web server Apache 2.2.11. Menggunakan Content Management System Sdengan pertimbangan keamanan, fleksibilitas dan kemudahan admin untuk melakukan pengelolaan dan pengembangan jika diperlukan.
Perangkat lunak pengembangan database Database My SQL 5.0.
Sistem minimum instalasi dan konfigurasi aplikasi di sisi pengguna. Operating System Windows. Ram 256 Mb. Terinstal Browser (IE, Mozilla, Opera,dsb).Telah melakukan Join Domain

4. Pembuatan desain arsitektur aplikasi.

Pembuatan Arsitektur/Site Map Site Map aplikasi e-office untuk menggambarkan struktur fasilitas, data dan informasi yang terdapat di dalam aplikasi.

Pembuatan Desain Programming Pembuatan dilakukan untuk mengetahui struktur data serta konsep programming yang digunakan. Pembuatan desain programming juga untuk mempermudah programmer menganalisa efektifitas dari code yang digunakan dalam pembuatan aplikasi.
Pembuatan Desain Database Desain database meliputi pembuatan ERD (Entity Relationship Diagram) dan normalisasi tabel. Pembuatan desain derancang agar tidak terjadi redudancy dan replikasi data, sedang ERD digunakan untuk menganalisa hubungan antar tabel, sehingga didapatkan suatu database yang handal.
Pembuatan Desain Antarmuka (interface) ,bertujuan untuk memberikan gambaran tentang letak dan tampilan antar fasilitas-fasilitas yang terdapat pada laman aplikasi e-office Pusjatan.

D. Implikasi Penerapan E-Office

Penerapan aplikasi e-office di perkantoran pemerintah pada umumnya tidaklah mudah. Selain faktor teknis hal terbesar dalam penerapan sistem ini adalah faktor budaya kerja. Merubah cara kerja Pegawai Negeri Sipil (PNS) dari sistem manual ke sistem elektronik membutuhkan banyak penyesuaian.

Setelah keberhasilan penerapan e-office secara penuh, maka dilakukan sebuah pendekatan evaluasi terkait implikasi penerapan e-office terhadap beberapa indikator. Sebagai bagian dari e- government, pemanfaatan aplikasi e-office terbukti sangat membantu dalam mempercepat proses bisnis perkantoran. E-office yang telah dikembangkan dari tahun 2008 hingga tahun 2012 telah memberikan implikasi terhadap :